Status er en årlig eller månedlig tilbagevendende begivenhed, som kan trække tænder ud. Det er aldrig helt nemt, men med denne guide i hånden og videoerne herunder, burde status blive betydeligt nemmere at komme igennem, og opnå et så korrekt resultat som muligt.
Status i Customers 1st laves inde i systemet og kan derfor laves via kasse-computeren. Dog anbefaler vi en bærbar computer med en scanner sat til, så medarbejderen kan tage den med rundt. Man kan sagtens være flere i gang på samme tid, så man kan i princippet godt bruge sin telefon samtidig med, at nogle bruger en bærbar og en stregkodescanner. Vi har ikke håndscannere, da disse ikke giver dig svar på, om en vare findes eller ikke findes, når du scanner den.
Det er vigtigt, at du får læst guiden godt igennem (og gerne flere gange) inden du går i gang med årets store projekt. Sørg også for at læse de ofte stillede spørgsmål og svar til sidst i guiden - Ja, der er en del at komme igennem, men det er nødvendigt for at være sikker på, at du har 100% styr på forretningens varelager.
Vi har delt guiden op i 3 overordnede punkter og lavet videoer til hver punkt, så du kan springe lidt i det alt efter hvor du er i status-processen.
Forberedelse
Under status
Afslutning af status
Det er de 3 punkter vi kommer til at gå igennem i guiden. Bemærk, at guiden ikke nødvendigvis er udtømmende for dig, da der kan være forskellige måder at lave status på - Dette er blot den løsning der er lettest at gå til i vores system.
Tekstversionen af guiden er meget lang, da status uanset system er en vigtig proces, så der er mange detaljer. Vi har lavet 3 videoer, så det
Det lyder meget simpelt at lave status - Man skal jo bare tælle det hele og sørge for at rette lageret til. Men for at få det bedst mulige resultat anbefaler vi, at der laves en række forberedelser op til status, så selve optælling og tilretning er så nem som muligt.
I videoen herover har vi gennemgået følgende hovedpunkter til forberedelse:
I vores system er der forskellige måde at lave status på.
Hele varelageret
Varer med stelnummer/serienummer
Bestemte varekategorier
Det er vigtigt at tage stilling til fra start. Det kan være, at man laver status oftere på de varer der står på udsatte steder i butikken, specifikke varegrupper, cykler eller bare skal have optalt det hele på én gang.
Det er vigtigt at tage stilling til, da det afgør hvordan status skal afsluttes og hvordan resten af forberedelsen ser ud.
Det er muligt i systemet at strække status over flere dagen, men vi anbefaler på det kraftigste, at få afsluttet status så hurtigt som muligt, da det mindsker risikoen for fejl og gør fejlsøgningen langt nemmere når det kommer til afslutning af status.
Det er vigtigt, at butikken fysisk er godt sat op til en god status.
Ryd op i butikken, så varerne er på sin rigtige plads.
Sørg for at der er stregkoder på alle varer - Er der varer uden stregkoder, så få lavet nogle der fungerer, da det gør optælling/scanning af varer langt hurtigere.
Opdel butikken i et passende antal områder - Vi anbefaler så mange områder som muligt. Det hjælper utroligt meget i fejlsøgningen, da man til sidst kan se, præcis på hvilken liste en given vare er optalt.
Fordel ansvaret for status - Hvem tæller hvilke områder?
Sørg for at der er én medarbejder der har ansvaret for at gennemgå varer med difference, når I er godt i gang med status.
Forbered et excel-ark med optællingslisterne på, så det er muligt for personalet at krydse listen af efterhånden som de kommer igennem.
Finder du en vare på en forkert hylde, så tæl den med på det område du er i, og ryd op når status er afsluttet.
Gå ikke i gang med et nyt område før du er færdig.
Gå ikke i gang med et nyt område, før du har kontrolleret, at der er skiftet område på computeren.
Selve processen under status er forholdsvis simpel. Optæl produkter, kontroller antal og vupti, så er man færdig.
I teorien i hvert fald. I praksis er der lidt mere at holdes styr på, men hvis flere har devices med rundt til at tælle, så er det forholdsvis hurtigt overstået.
Som beskrevet i videoen herover, anbefaler vi, at der ikke laves lagermodtagelser når status står på. Dette simpelthen for at gøre status så simpel som muligt, så der ikke skal tages højde for nyligt modtagne varer. Gennemfør derfor så vidt muligt lagermodtagelser når status er overstået.
Derudover er følgende punkter vigtige:
Scan en vare, tast antal og så videre til næste vare.
Fortsæt til du er færdig på lokationen.
Gå "Tilbage" og vælg den næste optællingsliste svarende til den lokation du nu går til.
Undervejs kan det være en fordel, at den ansvarlige for status løbende holder overblik over varer med difference, så man løbende kan rette eventuelle tælle-fejl.
HUSK at tælle varer der er på igangværende arbejdskort. Det kan gøres direkte på værkstedet eller vha. udtrækket "Arbejdskort materialer" som I finder under Statistik.
Når alle områder er optalt er det tid til at gøre klar til sidste skridt.
Ved afslutning af status er det tid til at gennemgå sine lister for at se, om der skulle være fejl og få afsluttet status på den korrekte måde.
I statusoverblikket kan du løbende følge med i hvilke produkter der er difference på, ligesom du kan se, om der er varer der endnu ikke er optalt. Hvis du løbende har taget stilling til statusoverblikket og hvilke varer der er difference på, så bør listen være forholdsvis nem at komme igennem - Alt efter varelager, naturligvis.
Du kan sortere dit overblik alt efter hvad du gerne vil kontrollere. Det kan være efter pris, antal eller f.eks. varegrupper.
Ved at hente CSV filen ned med differencer, kan du hurtigt se, hvilke produkter der skal tages stilling til. Der vil næsten altid være differencer på en status, men det handler naturligvis om at finde de differrencer der ikke er reelle.
Til dette anbefaler vi at hente CSV filen over varer med differencer, og gennemgå de områder, hvor disse varer fremgår.
Når der findes en vare med difference kan i søge varen frem under optællingslisterne og tilføje det antal der skal tilføjes, eller modsvarende skal fjernes fra listen.
Efterhånden som listen er gået igennem vil I på statusoverblikket kunne se, at mængden af varer med difference falder.
Endelig afslutning af status
Når I kommer hertil, er der nogle filtre I skal tage stilling til.
Hvad skal der ske med varerne
Hvilke varer skal påvirkes
Dette valg ignorere ikke-optalte varer, så afslutning af status udelukkende påvirker optalte varer.
Denne vil være den oftest benyttede mulighed, da den nulstiller lagertallet på de varer der ikke er optalt. Det vil sige, at de varer der er talt, får opdateret deres lagerværdi med det antal de er talt til.
Dette filter vælger alle varer uanset om de har et stel-/serienummer eller ej. Det vil sige, hvis man har lavet status på hele varelageret, giver det mening, at bruge dette filter.
Her er det udelukkende varer med et stel-/serienummer der opdateres ud fra nulstillings-filtret. Det kan være nyttigt, hvis ma holder status på cykler, elektronik eller andet der har et stel-/serienummer, og derfor kun vil påvirke disse varer.
Her er det udelukkende varer uden et stel-/serienummer der bliver påvirket af opdateringen af lageret.
Dette kan bruges, hvis man kun har optalt varer uden serienumre, og gerne vil lave en anden status, hvor man tager sig af de varer der er stel-/serienummer på.
Her kan du vælge kun at nulstille bestemte varekategorier.
Bemærk, at dette valg er baseret på de tidligere filtre du har sat, så hvis du har sat "Nulstil lagerværdi" og "Med stelnummer", er det udelukkende varer med et stelnummer i den givne kategori der bliver påvirket af filtrene.
"Tager status-modulet højde for, hvis en vare allerede er på en optællingsliste og bliver solgt eller modtaget via lagermodtagelsen i Customers 1st før status er afsluttet?"
Ja. Varen fjernes ikke fra optællingslisten og antallet af optalte ændres ikke, men i udregningen på Statusoverblikket tages der højde for salg og lagermodtagelser lavet under Lager.
"Tager status-modulet højde for, hvis en vare er på en optællingsliste og bliver rettet manuelt/der bliver lavet en overskrivning før status er afsluttet?"
Nej. Der må ikke laves manuelle ændringer i lager, så længe status ikke er afsluttet.
"Efter endt status, rettes lagerantallet til på min webshop også?"
Når du afslutter din status sender vores system lagerændringerne (også kaldet hooks) afsted til din web-shop, ligesom den ville gøre ved en normal lagerregulering.
Det er dog ikke sikkert at din web-shop/host kan håndtere alle disse ændringer den modtager fra vores system, så vi garanterer derfor ikke at ændringerne bliver registeret korrekt i din web-shop, hvis din web-shop ikke er hurtig nok.
"Hvordan retter jeg antallet af scannede varer, hvis jeg har scannet en vare for mange eller for få gange?"
Du kan søge på produktnummeret under Optællingslister, så kommer optællingslisten frem, som produktet ligger på.
Herefter kan du finde produktet og rette ved at trykke plus eller minus ude i højre side.
Har du mange produkter under en optællingsliste, kan du trykke CRTL + F på samme tid - der vil herefter komme et søgefelt frem i højre side af skærmen og du kan så søge på produktnummeret.
Du kan kun søge på en side ad gangen, så dukker varen ikke op på første side, skal du gå en side videre og søge igen.
"Kan jeg bruge min mobil/tablet til at scannevarer med?"
Det er muligt at anvende din tablets/smartphones kamera som stregkodescanner, dog er denne funktion stadigvæk en beta-funktion, så den virker ikke lige så godt og hurtigt som hvis du anvender en rigtig stregkodescanner.
"Kan jeg holde status over flere dage?"
Ja, det kan du godt. Vi anbefaler dog, at holde perioden så kort som overhovedet muligt, da det mindsker risikoen for fejl i optællinger og gør din fejlsøgning væsentligt nemmere.
"Kan jeg lagermodtage/oprette produkter imens jeg holder status?"
Ja, det kan du sagtens. Vi anbefaler dig at vente til du har afsluttet din status, da det givet dig færre produkter at holde styr på, og du mindsker derfor risikoen for fejl.
Hvis du modtager varer under status, skal du huske at optælle produkterne på status også. Det samme gør sig gældende, hvis du opretter nye produkter med lagerværdi.
Hvis muligt, så vent med at modtage/oprette og pakke varer ud til efter du har afsluttet status.
OBS! Det er vigtigt at bemærke, at Customers 1st/Bikedesk ikke kan tage ansvar for eventuelle forkerte optalte varer.
HUSK! At være obs. på at regulere statussen i dit regnskab.
