Status är en årlig eller månadsvis återkommande händelse som kan vara ganska jobbig. Det är aldrig helt lätt, men med den här guiden i handen och videorna här nedanför borde inventeringen bli betydligt lättare att ta sig igenom och ge ett så korrekt resultat som möjligt.
Inventering i Customers 1st görs inne i systemet och kan därför göras via kassadatorn. Vi rekommenderar dock en bärbar dator med en scanner kopplad till, så att medarbetaren kan ta den med sig runt. Man kan absolut vara flera igång samtidigt, så i princip kan du använda din telefon samtidigt som några använder en bärbar dator och en streckkodsscanner. Vi har inte handscanners, eftersom de inte ger dig svar på om en vara finns eller inte finns när du scannar den.
Det är viktigt att du läser igenom guiden ordentligt (gärna flera gånger) innan du drar igång årets stora projekt. Se också till att läsa de vanliga frågorna och svaren längst ner i guiden – ja, det är en del att ta sig igenom, men det är nödvändigt för att vara säker på att du har full koll på butikens varulager.
Vi har delat upp guiden i tre övergripande punkter och gjort videor till varje punkt, så att du kan hoppa lite i den beroende på var du befinner dig i inventeringsprocessen.
Förberedelse
Under inventering
Avslutning av inventering
Det här är de 3 punkterna vi kommer att gå igenom i guiden. Observera att guiden inte nödvändigtvis är heltäckande för dig, eftersom det kan finnas olika sätt att göra inventering på – det här är bara den lösning som är enklast att komma igång med i vårt system.
Textversionen av guiden är väldigt lång eftersom inventering, oavsett system, är en viktig process, så det finns många detaljer. Vi har gjort 3 videor så det
Det låter väldigt enkelt att göra en inventering – man ska ju bara räkna allt och se till att justera lagret. Men för att få bästa möjliga resultat rekommenderar vi att man gör en rad förberedelser inför inventeringen, så att själva räkningen och justeringen är så enkel som möjligt.
I videon här ovanför har vi gått igenom följande huvudpunkter för förberedelse:
I vårt system finns det olika sätt att göra inventering på.
Hela varulagret
Varor med ramnummer/serienummer
Vissa varukategorier
Det är viktigt att ta ställning till från början. Det kan vara att man gör inventering oftare på de varor som står på utsatta ställen i butiken, specifika varugrupper, cyklar eller bara ska ha räknat allt på en gång.
Det är viktigt att ta ställning till, eftersom det avgör hur inventeringen ska avslutas och hur resten av förberedelserna ser ut.
Det är möjligt i systemet att sträcka ut inventeringen över flera dagar, men vi rekommenderar starkt att få inventeringen avslutad så snabbt som möjligt, eftersom det minskar risken för fel och gör felsökningen mycket enklare när det kommer till avslutningen av inventeringen.
Det är viktigt att butiken rent fysiskt är bra uppsatt för en bra inventering.
Städa upp i butiken så att varorna står på rätt plats.
Se till att det finns streckkoder på alla varor – om det finns varor utan streckkoder, se till att få fram några som fungerar, eftersom det gör inventering/skanning av varor mycket snabbare.
Dela upp butiken i ett lagom antal områden – vi rekommenderar så många områden som möjligt. Det hjälper otroligt mycket vid felsökning, eftersom man till slut kan se exakt på vilken lista en viss vara har blivit inventerad.
Fördela ansvaret för inventeringen – vem räknar vilka områden?
Se till att det finns en medarbetare som har ansvar för att gå igenom varor med differens när ni har kommit bra igång med inventeringen.
Förbered ett Excel-ark med inventeringslistorna så att personalen kan kryssa av listan efterhand som de blir klara.
Hittar du en vara på fel hylla, räkna med den på det område du är i och städa upp när inventeringen är klar.
Börja inte med ett nytt område förrän du är klar.
Börja inte med ett nytt område förrän du har kontrollerat att du har bytt område i datorn.
Själva processen under status är ganska enkel. Räkna produkter, kontrollera antal och vips, så är man klar.
Åtminstone i teorin. I praktiken är det lite mer att hålla koll på, men om flera har enheter med sig runt för att räkna så går det relativt snabbt att bli klar.
Som beskrivet i videon här ovanför rekommenderar vi att man inte gör lagermottagningar när status pågår. Det är helt enkelt för att göra status så enkel som möjligt, så att man inte behöver ta hänsyn till nyligen mottagna varor. Genomför därför så långt det är möjligt lagermottagningar när status är avslutad.
Dessutom är följande punkter viktiga:
Skanna en vara, ange antal och gå vidare till nästa vara.
Fortsätt tills du är klar på platsen.
Gå "Tillbaka" och välj nästa inventeringslista som motsvarar den plats du nu går till.
Under tiden kan det vara en fördel att den som är ansvarig för status löpande håller koll på varor med differens, så att man löpande kan rätta eventuella räknefel.
KOM IHÅG att räkna varor som ligger på pågående arbetskort. Det kan göras direkt på verkstaden eller med hjälp av utdraget "Arbetskort material" som du hittar under Statistik.
När alla områden har räknats är det dags att göra sig redo för sista steget.
När du avslutar inventeringen är det dags att gå igenom dina listor för att se om det finns fel och få inventeringen avslutad på rätt sätt.
I inventeringsöversikten kan du löpande följa vilka produkter det finns differens på, och du kan också se om det finns varor som ännu inte har räknats. Om du löpande har tagit ställning till inventeringsöversikten och vilka varor det är differens på, bör listan vara relativt enkel att ta sig igenom – beroende på lager, förstås.
Du kan sortera din översikt beroende på vad du vill kontrollera. Det kan vara efter pris, antal eller till exempel varugrupper.
Genom att ladda ner CSV-filen med differenser kan du snabbt se vilka produkter ni behöver ta ställning till. Det kommer nästan alltid att finnas differenser vid en inventering, men det handlar så klart om att hitta de differenser som inte är verkliga.
För detta rekommenderar vi att ni laddar ner CSV-filen över varor med differenser och går igenom de områden där dessa varor förekommer.
När ni hittar en vara med differens kan ni söka fram varan under inventeringslistorna och lägga till det antal som ska läggas till, eller motsvarande ta bort det antal som ska bort från listan.
Allt eftersom listan har gåtts igenom kommer ni i statusöversikten kunna se att mängden varor med differens minskar.
Slutlig avslutning av status
När ni kommer hit är det några filter ni behöver ta ställning till.
Vad som ska hända med varorna
Vilka varor som ska påverkas
Detta val ignorerar icke-inventerade varor, så att avslutning av status enbart påverkar inventerade varor.
Detta kommer vara det alternativ som används oftast, eftersom det nollställer lagersaldot på de varor som inte har räknats. Det vill säga, de varor som har räknats får sitt lagervärde uppdaterat med det antal de har räknats till.
Det här filtret väljer alla varor oavsett om de har ett ram-/serienummer eller inte. Det vill säga, om man har gjort inventering på hela lagret är det vettigt att använda det här filtret.
Här är det enbart varor med ett ram-/serienummer som uppdateras utifrån nollställningsfiltret. Det kan vara användbart om man gör inventering på cyklar, elektronik eller annat som har ett ram-/serienummer, och därför bara vill påverka just de här varorna.
Här är det enbart varor utan ett ram-/serienummer som påverkas av uppdateringen av lagret.
Detta kan användas om man bara har räknat varor utan serienummer, och gärna vill göra en annan inventering där man tar hand om de varor som har ram-/serienummer.
Här kan du välja att bara nollställa vissa varukategorier.
Observera att det här valet baseras på de tidigare filter du har satt, så om du har satt "Nollställ lagervärde" och "Med ramnummer", är det enbart varor med ett ramnummer i den givna kategorin som påverkas av filtren.
"Tar statusmodulen hänsyn till om en vara redan finns på en inventeringslista och blir såld eller mottagen via lagermottagningen i Customers 1st innan statusen är avslutad?"
Ja. Varan tas inte bort från inventeringslistan och antalet inventerade ändras inte, men i beräkningen i Statusöversikten tas det hänsyn till försäljning och lagermottagningar gjorda under Lager.
"Tar statusmodulen hänsyn till om en vara finns på en inventeringslista och justeras manuellt/det görs en överskrivning innan statusen är avslutad?"
Nej. Det får inte göras manuella ändringar i lagret så länge statusen inte är avslutad.
"Efter avslutad status, uppdateras lagersaldot även i min webshop?"
När du avslutar din status skickar vårt system lagerändringarna (även kallat hooks) vidare till din webbutik, precis som det skulle göra vid en vanlig lagerjustering.
Du kan inte räkna med att alla produkter uppdateras direkt, eftersom vi lägger alla uppdateringar i kö, så att de behandlas av din webshop allt eftersom webshopen har kapacitet till det.
"Hur ändrar jag antalet skannade varor om jag har skannat en vara för många eller för få gånger?"
Du kan söka på produktnumret under Inventeringslistor, så kommer inventeringslistan fram som produkten ligger på.
Därefter kan du hitta produkten och justera genom att trycka på plus eller minus ute till höger.
Om du har många produkter under en inventeringslista kan du trycka CTRL + F samtidigt – då kommer ett sökfält upp på högra sidan av skärmen och du kan söka på produktnumret.
Du kan bara söka på en sida åt gången, så om varan inte dyker upp på första sidan måste du gå vidare en sida och söka igen.
"Kan jag använda min mobil/surfplatta för att skanna varor?"
Det är möjligt att använda din surfplattas/smartphones kamera som streckkodsläsare, men den här funktionen är fortfarande en beta-funktion, så den fungerar inte lika bra och snabbt som om du använder en riktig streckkodsläsare.
"Kan jag hålla status under flera dagar?"
Ja, det kan du. Vi rekommenderar dock att hålla perioden så kort som möjligt, eftersom det minskar risken för fel i inventeringarna och gör din felsökning betydligt enklare.
"Kan jag lagerregistrera/skapa produkter medan jag håller status?"
Ja, det kan du absolut. Vi rekommenderar att du väntar tills du har avslutat din status, eftersom det ger dig färre produkter att hålla koll på och du därmed minskar risken för fel.
Om du tar emot varor under status måste du komma ihåg att inventera produkterna i statusen också. Om varan redan är inventerad kommer mottagningen automatiskt att räknas med. Om varan inte är räknad ännu måste den inventeras efter mottagning.
Samma sak gäller om du skapar nya produkter med lagervärde.
Om möjligt, vänta med att ta emot/skapa och packa upp varor tills efter att du har avslutat status.
OBS! Det är viktigt att notera att Customers 1st/Bikedesk inte kan ta ansvar för eventuellt felräknade varor.
KOM IHÅG! Att komma ihåg att justera statusen i din bokföring.
