Status er en årlig eller månedlig tilbakevendende begivenhet, som kan være ganske slitsom. Det er aldri helt enkelt, men med denne guiden i hånden og videoene nedenfor, burde status bli betydelig enklere å komme seg gjennom, og gi et så korrekt resultat som mulig.
Status i Customers 1st gjøres inne i systemet og kan derfor gjøres via kassemaskinens PC. Vi anbefaler likevel en bærbar PC med en skanner koblet til, slik at medarbeideren kan ta den med rundt. Man kan fint være flere i gang samtidig, så i prinsippet kan du bruke telefonen din samtidig som noen bruker en bærbar og en strekkodeskanner. Vi har ikke håndskannere, siden de ikke gir deg svar på om en vare finnes eller ikke finnes når du skanner den.
Det er viktig at du leser guiden godt igjennom (gjerne flere ganger) før du går i gang med årets store prosjekt. Sørg også for å lese de ofte stilte spørsmålene og svarene til slutt i guiden – ja, det er en del å komme igjennom, men det er nødvendig for å være sikker på at du har 100 % kontroll på butikkens varelager.
Vi har delt guiden opp i 3 overordnede punkter og laget videoer til hvert punkt, så du kan hoppe litt rundt alt etter hvor du er i statusprosessen.
Forberedelse
Under status
Avslutning av status
Det er de 3 punktene vi kommer til å gå gjennom i guiden. Merk at guiden ikke nødvendigvis er uttømmende for deg, siden det kan være forskjellige måter å gjøre status på – dette er bare løsningen som er lettest å komme i gang med i systemet vårt.
Tekstversjonen av guiden er veldig lang, siden status uansett system er en viktig prosess, så det er mange detaljer. Vi har laget 3 videoer, så det
Det høres veldig enkelt ut å gjøre status – man skal jo bare telle alt og sørge for å rette lageret. Men for å få det best mulige resultatet anbefaler vi at det gjøres en del forberedelser før status, så selve opptelling og korrigering blir så enkel som mulig.
I videoen over har vi gått gjennom følgende hovedpunkter til forberedelse:
I systemet vårt er det forskjellige måter å gjøre status på.
Hele varelageret
Varer med stelnummer/serienummer
Bestemte varekategorier
Det er vigtigt å ta stilling til fra start. Det kan være at man gjør status oftere på varene som står på utsatte steder i butikken, spesifikke varegrupper, sykler eller bare skal ha talt opp alt på én gang.
Det er viktig å ta stilling til, siden det avgjør hvordan status skal avsluttes og hvordan resten av forberedelsen ser ut.
Det er mulig i systemet å strekke status over flere dager, men vi anbefaler på det sterkeste å få avsluttet status så raskt som mulig, siden det minsker risikoen for feil og gjør feilsøkingen mye enklere når det kommer til avslutning av status.
Det er viktig at butikken fysisk er godt satt opp for en god status.
Rydd opp i butikken, så varene er på riktig plass.
Sørg for at det er strekkoder på alle varer – er det varer uten strekkoder, så få laget noen som fungerer, siden det gjør opptelling/skanning av varer mye raskere.
Del opp butikken i et passende antall områder – vi anbefaler så mange områder som mulig. Det hjelper utrolig mye i feilsøkingen, siden man til slutt kan se akkurat på hvilken liste en gitt vare er telt.
Fordel ansvaret for status – hvem teller hvilke områder?
Sørg for at det er én medarbeider som har ansvaret for å gå gjennom varer med avvik når dere er godt i gang med status.
Forbered et Excel-ark med opptellingslistene, så det er mulig for de ansatte å krysse av listen etter hvert som de blir ferdige.
Finner du en vare på en feil hylle, så ta den med på det området du er i, og rydd opp når status er avsluttet.
Ikke start på et nytt område før du er ferdig.
Ikke start på et nytt område før du har kontrollert at området er endret på datamaskinen.
Selve prosessen under status er forholdsvis enkel. Tell opp produkter, kontroller antall og vips, så er du ferdig.
I teorien i hvert fall. I praksis er det litt mer å holde styr på, men hvis flere har enheter med rundt for å telle, så er det forholdsvis raskt overstått.
Som beskrevet i videoen over, anbefaler vi at det ikke gjøres varemottak mens status pågår. Dette er rett og slett for å gjøre status så enkel som mulig, så man slipper å ta hensyn til nylig mottatte varer. Gjennomfør derfor så langt det lar seg gjøre varemottak når status er overstått.
I tillegg er følgende punkter viktige:
Skann en vare, tast inn antall og gå videre til neste vare.
Fortsett til du er ferdig på lokasjonen.
Gå "Tilbake" og velg den neste opptellingslisten som svarer til lokasjonen du nå går til.
Underveis kan det være en fordel at den som er ansvarlig for status, fortløpende holder oversikt over varer med avvik, slik at man løpende kan rette eventuelle tellefeil.
HUSK å telle varer som ligger på pågående arbeidskort. Det kan gjøres direkte på verkstedet eller ved hjelp av uttrekket "Arbeidskort materialer" som dere finner under Statistikk.
Når alle områder er telt opp er det tid for å gjøre klart til siste steg.
Når du avslutter status er det tid for å gå gjennom listene dine for å se om det skulle være feil, og få avsluttet status på riktig måte.
I statusoversikten kan du fortløpende følge med på hvilke produkter det er avvik på, og du kan også se om det er varer som ennå ikke er telt opp. Hvis du fortløpende har tatt stilling til statusoversikten og hvilke varer det er avvik på, burde lista være ganske enkel å komme gjennom – alt etter varelager, selvfølgelig.
Du kan sortere oversikten din alt etter hva du har lyst til å kontrollere. Det kan være etter pris, antall eller for eksempel varegrupper.
Ved å laste ned CSV-filen med differanser, kan du raskt se hvilke produkter som må vurderes. Det vil nesten alltid være differanser på en status, men det handler naturligvis om å finne de differansene som ikke er reelle.
Til dette anbefaler vi å laste ned CSV-filen over varer med differanser, og gå gjennom de områdene hvor disse varene vises.
Når det finnes en vare med differanse kan dere søke opp varen under opptellingslistene og legge til det antallet som skal legges til, eller tilsvarende fjernes fra listen.
Etter hvert som listen er gått gjennom vil dere på statusoversikten kunne se at mengden varer med differanse går ned.
Endelig avslutning av status
Når dere kommer hit, er det noen filtre dere må ta stilling til.
Hva skal skje med varene
Hvilke varer skal påvirkes
Dette valget ignorerer varer som ikke er talt opp, så avslutning av status påvirker kun varer som er talt opp.
Dette vil være det alternativet du oftest bruker, siden det nullstiller lagerantallet på varene som ikke er telt. Det vil si at de varene som er telt, får oppdatert lagerverdien sin med det antallet de er telt til.
Dette filteret velger alle varer uansett om de har et stel-/serienummer eller ikke. Det vil si at hvis du har tatt status på hele varelageret, gir det mening å bruke dette filteret.
Her er det kun varer med et stel-/serienummer som blir oppdatert ut fra nullstillingsfilteret. Det kan være nyttig hvis du tar status på sykler, elektronikk eller andre ting som har et stel-/serienummer, og derfor bare vil påvirke disse varene.
Her er det kun varer uten et stel-/serienummer som blir påvirket av oppdateringen av lageret.
Dette kan brukes hvis du bare har telt varer uten serienummer, og har lyst til å lage en egen status der du tar deg av varene som har stel-/serienummer.
Her kan du velge å bare nullstille bestemte varekategorier.
Merk at dette valget er basert på de tidligere filtrene du har satt, så hvis du har satt "Nullstill lagerverdi" og "Med stelnummer", er det utelukkende varer med et stelnummer i den gitte kategorien som blir påvirket av filtrene.
"Tar statusmodulen høyde for hvis en vare allerede er på en opptellingsliste og blir solgt eller mottatt via lagermottaket i Customers 1st før status er fullført?"
Ja. Varen fjernes ikke fra opptellingslisten og antallet opptalte endres ikke, men i utregningen på Statusoversikten tas det høyde for salg og lagermottak gjort under Lager.
"Tar statusmodulen hensyn til hvis en vare er på en telleliste og blir rettet manuelt/det blir gjort en overskriving før status er avsluttet?"
Nei. Det må ikke gjøres manuelle endringer på lager så lenge status ikke er avsluttet.
"Etter endt status, blir lagerantallet oppdatert på nettbutikken min også?"
Når du avslutter statusen din, sender systemet vårt lagerendringene (også kalt hooks) videre til nettbutikken din, akkurat som det ville gjort ved en vanlig lagerregulering.
Du kan ikke forvente at alle produkter blir oppdatert med en gang, siden vi legger alle oppdateringer i kø, så de blir behandlet av nettbutikken din etter hvert som nettbutikken har kapasitet til det.
"Hvordan retter jeg antallet skannede varer hvis jeg har skannet en vare for mange eller for få ganger?"
Du kan søke på produktnummeret under Tellelister, så kommer tellelisten opp som produktet ligger på.
Deretter kan du finne produktet og rette ved å trykke pluss eller minus ute på høyre side.
Har du mange produkter under en telleliste kan du trykke CTRL + F samtidig – da kommer det opp et søkefelt på høyre side av skjermen, og du kan søke på produktnummeret.
Du kan bare søke på én side om gangen, så hvis varen ikke dukker opp på første side, må du gå en side videre og søke igjen.
"Kan jeg bruke mobilen/nettbrettet mitt til å skanne varer med?"
Det er mulig å bruke kameraet på nettbrettet/smarttelefonen din som strekkodeskanner, men denne funksjonen er fortsatt en beta-funksjon, så den fungerer ikke like bra og raskt som hvis du bruker en ordentlig strekkodeskanner.
"Kan jeg holde status over flere dager?"
Ja, det kan du. Vi anbefaler likevel at du holder perioden så kort som mulig, siden det reduserer risikoen for feil i tellingene og gjør feilsøkingen din betydelig enklere.
"Kan jeg motta varer på lager/opprette produkter mens jeg holder status?"
Ja, det kan du fint. Vi anbefaler deg å vente til du har avsluttet statusen din, siden det gir deg færre produkter å holde styr på, og du dermed reduserer risikoen for feil.
Hvis du mottar varer under status, må du huske å telle produktene på status også. Hvis varen allerede er telt, vil mottaket automatisk bli tatt med. Hvis varen ikke er telt ennå, må varen telles etter mottak.
Det samme gjelder hvis du oppretter nye produkter med lagerverdi.
Hvis mulig, vent med å motta/opprette og pakke ut varer til etter at du har avsluttet status.
OBS! Det er viktig å merke seg at Customers 1st/Bikedesk ikke kan ta ansvar for eventuelle feil opptalte varer.
HUSK! Å være obs på å regulere statusen i regnskapet ditt.
